1. El rol tramitador
El tramitador es el encargado de verificar el proceso de solicitud de registro de un convenio presentado por un promotor. Al iniciar sesión con este perfil, se mostrarán los siguientes apartados.
2. Estadísticas de convenios
En la pantalla principal se visualizarán tres gráficos con los convenios clasificados por fase y estado. Posteriormente, se dividirán y mostrarán un gráfico por fase y otro por estado.
El gráfico por fase incluye tres categorías:
- Propuestas presentadas
- Procedimientos iniciados
- Convenios aprobados
El gráfico por estado también consta de tres categorías:
- En tramitación (pendientes de aprobación)
- Vigentes
- Extintos
3. Convenios en fase de tramitación
Después de que el promotor presente la propuesta, el tramitador podrá ver las solicitudes pendientes en la sección del menú "Convenios en tramitación". Una vez que el gestor admita las solicitudes, asigne un ámbito, tipo de convenio, y envíe un correo al promotor, el usuario tramitador podrá calificar el convenio. En ese momento, podrá iniciar el procedimiento pulsando sobre el botón "Editar" con icono de un lapicero.
Fase de Inicio del Procedimiento.
Una vez pulsemos sobre editar iniciaremos el procedimiento.
En esta fase, se podrá modificar el objeto del convenio. También se podrán verificar los datos del convenio, incluyendo el título, tipo de convenio y ámbito. Además, se podrán revisar la contraparte y los adjuntos, así como enviar correos electrónicos.
Modificar el objeto del convenio.
Verificar los datos del convenio, incluyendo:
El título.
El tipo de convenio.
El ámbito.
Revisar:
La contraparte.
Los adjuntos.
Enviar correos electrónicos.
Fase de Revisión
En esta fase, podemos:
Adjuntar los documentación definitivos.
Ver el resto de archivos previamente adjuntados por el promotor del convenio.
Enviar un correo electrónico.
Una vez que hayamos subido el documento definitivo, podremos continuar a la Fase de Revisión del borrador pulsando el botón "Siguiente". Antes de hacerlo, tenemos la opción de enviar un correo electrónico al promotor para informarle sobre el estado de tramitación. Para ello, simplemente pulsamos el botón "Enviar mail".
y llegaría el siguiente mail al buzón del destinatario.
Fase de Aprobación
Durante la fase de revisión del borrador podremos marcar los eventos de la aprobación del convenio.
Esto incluye:
Fecha de la comisión, fecha de la Comisión Permanente y fecha del consejo de Gobierno.
Comisión que trató el convenio (ya sea una comisión de docencia, comisión de internalización, comisión de extensión Universitaria o una comisión permanente)
- Número de Expediente Gesdoc, para hacer la trazabilidad con el gestor documental de la Secretaría General.
Observaciones.
Verificación de la casilla correspondiente de la aprobación de la comisión, de la comisión permanente y del Consejo de Gobierno.
Es obligatorio marcar los campos "Aprobado en comisión permanente" y "Ratificado por Consejo de Gobierno".
En esta fase, aún es posible consultar los archivos previamente adjuntados por el promotor del convenio y enviar correos electrónicos, tal como ya se podía hacer en fases anteriores. Tras completar todas las acciones necesarias, guardamos los cambios realizados.
Una vez que la solicitud sea aprobada, el convenio avanzará al estado de firma.
Estado Aprobado - Firmas-
En esta pantalla finalizamos la tramitación. Para hacerlo, necesitamos:
Introducir las fechas de vigencia del convenio.
Adjuntar los documentos firmados, que serán los documentos definitivos asociados al convenio.
Vigencia del convenio
Establecemos las fechas de vigencia.
Documento firmado
Adjuntamos el Convenio firmado y pulsamos adjuntar documento firmado.
Si se necesita adjuntar varios documentos podemos pulsar de nuevo el botón de "Adjuntar documento firmado" y realizar otra vez el proceso.
Una vez hemos cumplimentado todos los campos obligatorios podemos finalizar el tramite pulsando el botón "Finalizar tramitación".
4. Convenios tramitados
Una vez completado el trámite, al realizar una nueva búsqueda, veremos que el convenio que hemos tramitado se ha añadido a la lista.
Pulsando sobre el icono podemos acceder al detalle del convenio y descargarlo en pdf.
También podremos ver y descargar los archivos adjuntos.
Los mails enviados.
Finalmente, en este menú podemos modificar la fecha de fin de vigencia de los convenios tramitados. Podemos hacerlo desde la columna "Fecha Fin Vigencia" o podemos optar por "Prorrogar" o "Extinguir" el convenio.
Fecha Fin Vigencia
Prorrogar
Con esta opción podemos modificar la fecha de vigencia y adjuntar documentación asociada a esta acción.
Pasando al estado prorrogado.
Extinguir
Con está opción podremos finalizar el plazo del convenio dejando de estar activo.
Para ello se nos pide confirmación.
5. Convenios extintos
Pasarán a estado "extinguido" automáticamente al finalizar su plazo, o de forma manual si seleccionamos la opción de extinguir, según lo indicado en las opciones de los convenios tramitados.
6. Publicación Manual
El tramitador puede publicar convenios manualmente sin esperar a que los promotores los inicien. Esta funcionalidad permite añadir convenios gestionados por otros sistemas o que fueron gestionados a mano. De esta manera, podemos registrar información básica para gestionarlos desde la aplicación y notificar automáticamente a los gestores sobre su caducidad.
Al pulsar sobre el botón "Publicar Nuevo convenio", podremos:
- Definir el titulo y el objeto del convenio.
- Elegir el tipo de convenio.
Seleccionar las fechas de inicio y fin de vigencia.
- Si marcarnos el campo "económico" habilitar el periodo y la cuantía.
Elegir una o varias instituciones con las que realizaremos el convenio.
Subir los datos del formulario firmado por ambas partes y el documento de datos personales censurados que no es obligatorio.
Una vez publicado, podremos editarlo nuevamente si queremos modificar alguno de los datos ya ingresados. También podemos marcar directamente desde la columna "Prorrogar" una nueva fecha de fin de vigencia del convenio, y en esta sección podemos adjuntar un archivo asociado a la prórroga.
7. Menú de búsqueda
Buscar por adjuntos
Realizaremos un filtro de búsqueda para encontrar el archivo que necesitemos.
Por ejemplo podemos buscar la palabra "protocolo".
Obtendremos el fichero filtrado.
Podemos eliminar el filtro de búsqueda pulsado sobre la X para iniciar una nueva búsqueda.
Buscar por Email
Realizaremos un filtro de búsqueda para encontrar el correo electrónico que necesitemos. El filtro busca en todos los campos de la tabla, por lo que podemos buscar por dirección de correo electrónico o cualquier palabra que esté contenida en cualquiera de las columnas.
Buscamos el texto prueba y obtenemos el siguiente resultado.
Buscador de Convenios
En la tabla de esta búsqueda, se mostrarán todos los convenios en cualquier punto de tramitación y estado. Podremos realizar una búsqueda utilizando cualquiera de las columnas que la componen.
8. Portal del Promotor
Se ofrece a los tramitadores la posibilidad de actuar como promotores accediendo directamente a la opción 'Portal del Promotor' en el menú principal.
