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Es necesario informar acerca de cual va a ser la utilización de los datos. Las administraciones o empresas que los utilicen DEBEN:

• Solicitar el consentimiento si no existe una norma legal que lo autorice
• Pedir sólo los datos justos y adecuados para cumplir con la finalidad para la cual se solicitan
• Hacer que los empleados/as guarden secreto profesional
• Utilizar medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad de los datos personales.

• Obtener información previa sobre cuál es el motivo por el que se solicitan los datos.
• Conocer qué datos se tienen sobre él.
• Rectificar o suprimir datos cuando sean inexactos o incompletos.
• Impugnar decisiones que les afecten significativamente basadas sólo en datos que midan aspectos de su personalidad
• Oponerse al tratamiento en determinadas circunstancias
• Tutela de las Agencias de Protección de Datos para que se tengan en cuenta sus derechos

La utilización de datos de carácter personal está limitada por las leyes para garantizar el buen uso de éstos y la intimidad de las personas, las principales normativas de aplicación son:

• La Carta de Derechos Fundamentales de la Unión Europea.
• Reglamento 2016/679 relativo a la protección de las personas físicas en cuanto al tratamiento y la libre circulación de los datos personales.
• La Constitución Española.
• La Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre,  de Protección de Datos Personales y Garantía de Derechos Digitales.

• No ceda a nadie ajeno a la Universidad ficheros con datos personales
• No deje que estos ficheros sean accesibles a través de Internet enlazándolos en páginas Web o cosas similares
• No envíe estos ficheros por correo electrónico si contienen datos especialmente protegidos. Deje siempre apagado el ordenador donde los tenga almacenados y utilice salvapantallas con clave
• No deje abiertas pantallas del programa que esté utilizando para acceder a los datos si no está delante de su ordenador
• Tenga copia de seguridad guardada de estos ficheros en un cajón/armario con llave.
• Si solicita información con datos personales a terceros (alumnos, profesores, personas externas a la Universidad,… etc.) mediante un formulario y guarda estos datos en un fichero asegúrese de que pone las cláusulas pertinentes en esos formularios.
• No solicite nunca más información de la imprescindible
• Recopile todos aquellos formularios en papel o electrónicos que utilice habitualmente en su gestión diaria y compruebe si llevan las oportunas cláusulas según el modelo. Si no es así proceda a elaborar otros que la incluyan
• No publique nunca listados de notas en papel o en páginas Web a no ser que se trate de un proceso en el que exista concurrencia competitiva (oposiciones, accesos, etc)
• Guarde bajo llave aquellos documentos que puedan contener datos personales
• Destruya el papel y soportes que contengan datos personales
• Imprima/Fotocopie exclusivamente los datos personales que sean necesarios. Recójalos siempre y destrúyalos una vez utilizados
• Siga las recomendaciones en materia de seguridad informática.Consulte cualquier duda a la dirección de correo electrónico: dpd@usal.es